10 Contoh Manajemen Proyek Berantakan dan Cara Menghindari Akibatnya

Agar manajemen proyek berantakan bisa terhindarkan, 10 cara berikut ini penting nutuk diimplementasikan. Manajemen proyek arsitektur membutuhkan keahlian khusus. Seseorang di bidang itu harus dapat melacak beberapa bagian yang bergerak, termasuk anggaran, personel, dan klien, di mana keinginan klien adalah yang paling membuat frustrasi.

Yang paling penting adalah semuanya harus diatur dengan baik: kesabaran, fleksibilitas, dan sedikit keberuntungan, semuanya sangat membantu dalam mengelola proyek yang sukses.

Untuk menyediakan klien dengan apa yang mereka butuhkan sambil membantu firma arsitektur untuk mempertahankan profitabilitas, manajer proyek harus ditugaskan untuk mengatur waktu, pengeluaran dan pekerjaan yang sedang berjalan untuk memastikan bahwa proyek selesai tepat waktu dan sesuai anggaran.

Mengelola proyek yang sukses, tentu saja, lebih dari sekadar melacak tugas. Manajer proyek juga harus cermat dalam pandangan dan pendekatan mereka. Ini berarti tetap waspada, sejak awal, tentang apa yang mungkin salah dan cara cepat mengembalikan semuanya ke jalurnya. Bagaimanapun, sistem akan bekerja sebaik yang diinginkannya, selama logika yang menopangnya berfungsi sebagaimana mestinya.

Di sini, untuk proyek arsitektur yang berhasil itu, panduan berikut mencakup 10 kesalahan paling umum yang cenderung dilakukan manajer proyek, dan tip tentang cara mencegahnya.

1. Tidak Menarget Proyek dengan Nilai yang Pantas

Pastikan klien Anda membayar dengan sesuai dan cukup. Cek data pembayaran klien-klien Anda sebeumnya. Ketika akan menagih, periksa tingkat pemanfaatan karyawan Anda pada proyek-proyek sebelumnya.

Tips HIndari Manajemen Proyek Berantakan

Ada rumus bagus untuk menentukan tarif tagihan minimum, yang harus Anda kenakan untuk setiap waktu kerja karyawan. Formula ini memperhitungkan tingkat gaji karyawan, biaya overhead, target laba dan tingkat pemanfaatan untuk karyawan tersebut:

Tarif Tagihan Minimum = (Tingkat Pembayaran X Pengganda Overhead X Target Laba) / Pemanfaatan

Berbekal pengetahuan tentang tarif tagihan minimum Anda, Anda akan selalu tahu apa yang harus ditagih untuk menghasilkan keuntungan yang Anda inginkan. Camkan bahwa mengetahui nilai proyek Anda sendiri adalah hal penting yang harus selalu diperhatikan.

2. Goal Tidak Jelas dan Tak Ada Kesepakatan

Sebuah proyek arsitektur akan gagal cepat di awal jika tidak memiliki tujuan yang jelas. Yang lebih buruk lagi jika klien dan tim tidak memiliki kesepahaman dan tidak berada dalam kerangka pikir yang sama.

Adalah penting untuk mendefinisikan tujuan Anda sejelas mungkin karena untuk memastikan klien dan tim berada di rangka ide yang sama.

Tips HIndari Manajemen Proyek Berantakan

Kesepahaman dan goal dan keangka pikir itu akan memperkuat apa yang akan dilihat klien sebagai ukuran kesuksesan, selain itu penting untuk membicarakan tujuan internal dan mendapatkan kesepakatan cara mengukur tujuan itu. Proses tersebut harus melibatkan Key Performance Indicators (KPI) dan Anda juga harus melakukan benchmark (perbandingan).

KPI itu penting sebab dengan memiliki klien yang menyetujui KPI di awal-awal proyek, maka perusahaan Anda akan terlindungi jika klien tidak puas.

3. Berpikir Tanpa Estimasi

Optimis adalah hal yang mudah, dan mudah untuk menjanjikan kepada klien bahwa Anda akan dapat mencapai banyak hal dalam jangka waktu yang singkat dan anggaran yang sederhana. Estimasi itu wajib agar terhindar dari manajemen proyek berantakan.

Tips HIndari Manajemen Proyek Berantakan

Nyatanya, sedikit dari sikap ini mungkin diperlukan jika Anda ingin berhasil dalam proyek yang ambisius. Namun, tidak ada gunanya menjalankan proyek secara buta.

Untuk membuat jadwal dan anggaran yang realistis,

  • Anda harus melihat data dari proyek sebelumnya untuk melihat berapa banyak waktu dan uang yang Anda habiskan untuk proyek sebelumnya, terutama jika Anda memiliki informasi dari proyek sebelumnya.
  • Manajer proyek yang baik tahu bagaimana membaca data dan menggunakannya untuk membuat proyeksi yang realistis.
  • Asah skill ini jika sekarang menjadi kelemahan perusahaan Anda saat ini.

4. Penggunaan Alat dan Proses yang Tidak Konsisten

Manajemen proyek berantakan jika Anda menggunakan perangkat dan proses yang tidak konsisten. Beralih di antara solusi perangkat lunak yang berbeda, metode komunikasi, dan manajemen proyek penting lainnya adalah resep bencana. Jika elemen kunci dari proyek Anda terletak di tempat yang berbeda, menjadi tidak mungkin bagi setiap orang di tim untuk mengikuti perkembangan terkini.

Tips HIndari Manajemen Proyek Berantakan

Konsistensi juga penting dalam mengumpulkan data yang relevan. Jika Anda tidak memiliki kumpulan data yang dapat dibandingkan antara berbagai proyek Anda, tidak ada cara yang baik untuk mengukur apa yang berhasil dan yang tidak.

5. Tidak Memperhatikan “Scope Creep”

Dalam dunia manajemen proyek, kata “Creep” ini adalah masalah utama di mana perubahan kecil, dari waktu ke waktu, mengarah pada perubahan mendasar dalam lingkup proyek. Cakupan creep dalam manajemen proyek mengacu pada perubahan, pertumbuhan berkelanjutan atau tidak terkendali dalam ruang lingkup proyek, pada titik mana pun setelah proyek dimulai. Ini dapat terjadi ketika ruang lingkup proyek tidak didefinisikan dengan benar, didokumentasikan, atau dikendalikan.

Selama proyek berlangsung, tidak dapat dihindari bahwa klien akan meminta perubahan. Penting bagi Anda untuk memiliki rencana tentang cara mengakomodasi perubahan ini tanpa membuang prioritas Anda secara keseluruhan.

Cara yang baik untuk memulai adalah:

  • Melakukan diskusi dengan klien, di muka, tentang apa harapan Anda dan jenis permintaan perubahan apa yang masuk akal.
  • Bertindak dengan ketegasan, jika dibarengi dengan kompetensi, sangat membantu dalam menjaga si “creep” agar tetap di tempatnya dan tidak menjadi monster yang akan membuat manajemen proyek berantakan.

7. Software Manajemen Proyek yang Murahan dan Buruk

Software proyek seperti Spreadsheet memiliki tempatnya di dunia manajemen proyek di masa lalu, seperti halnya kertas grafik dan, sebelumnya, sempoa. Tetapi jika Anda ingin mengelola proyek dengan efisiensi abad ke-21, Anda perlu menggunakan aplikasi yang lebih canggih dan modern.

Software proyek harus menjadi solusi manajemen proyek yang akan memberi Anda visibilitas pada proyek. Selain itu, aplikasi yang baik seharusnya membantu Anda mengatur dan menetapkan pekerjaan. Pastikan Anda menggunakan software yang disesuaikan dengan kebutuhan Anda sehingga semua orang di tim merasa nyaman menggunakannya.

Ada sejumlah faktor yang perlu dipertimbangkan saat memilih sistem manajemen proyek, seperti:

  • Apakah sistem memiliki mobile
  • Apakah dapat berbagi informasi dengan sistem lain.

Hal utama dari software manajemen proyek adalah bisa membantu perusahaan mencapai tujuannya.

Perangkat lunak yang baik harus mudah digunakan dan harus sangat mempercepat alur kerja Anda, mengotomatiskan apa yang perlu diotomatiskan dan menyimpan data penting di tempat-tempat yang mudah dipanggil.

7. Mengambil Proyek Tidak Penting

Memang mengambil peluang baru merupakan hal baik. Banyak hal seperti membaca banyak buku, travelling ke berbagai negara, dan mempelajari bahasa dan keterampilan baru dengan cepat. Itu semua hal baik seperti proyek-proyek konstruksi Anda, semua baik. Akan tetapi itu semua berbeda dengan menangani proyek; ketika harus memilih sebuah proyek, Anda harus memiliki ketajaman yang tidak Anda gunakan ketika melakukan hal-hal di atas.

Ketika Anda memutuskan untuk menerima suatu proyek atau tidak, beberapa faktor harus selalu dipertimbangkan. Contohnya,

  • Apakah tuntutan klien praktis?
  • Apakah Anda setuju dengan kepribadian mereka?
  • Apakah Anda memiliki semua lisensi yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan ini?

Ada baiknya menyimpan daftar pertanyaan kunci dan membahas semuanya sebelum menerima tugas baru, bahkan ketika tampaknya itu pasti.

Data dan angka-angka juga bisa berguna di sini karena penting untuk diolah dan dilihat secara berkala sehingga Anda bisa membedakan jenis proyek mana yang lebih atau kurang menguntungkan bagi Anda.

Meskipun demikian, terkadang boleh saja menerima proyek yang kurang menguntungkan jika itu akan membawa eksposur atau prestise. Apa pun alasan Anda, pastikan Anda sudah memikirkannya dengan matang agar terhindar dari manajemen proyek yang berantakan.

8. Salah Menempatkan Orang

Kesalahan fatal lainnya yang bisa bikin proyek berantakan adalah menugaskan orang yang untuk melakukan tugas yang salah. Orangnya mungkin punya kecakapan dan Anda percaya, namun Anda menempatkannya pada tempat yang tidak sesuai baginya.

Jika Anda adalah menejer sebuah proyek, maka Anda tidak hanya mengelola proyek; Anda juga mengatur orang. Untuk menjadi manajer yang baik, Anda harus mengetahui tim Anda; dengan menyadari kekuatan serta kelemahan mereka.

  • Perhatikan kinerja karyawan dalam berbagai tugas dan aktivitasnya.
  • Gunakan perangkat lunak manajemen proyek, jika memungkinkan, yang mana ini penting untuk menganalisa data dan angka untuk pemanfaatan dan profitabilitas. Dengan cara ini, Anda dapat memastikan bahwa Anda membuat pilihan terbaik saat membagikan tugas.

9. Komunikasi yang Buruk

Komunikasi adalah masalah yang luas, tapi kritis. Sebagai seorang manajer, Anda perlu berhubungan secara teratur dengan klien, tim, dan supervisor Anda. Dalam setiap kasus, informasi yang Anda sajikan harus relevan dan langsung ke sasaran, memastikan bahwa setiap orang berada di halaman yang sama.

Dengan komunikasi, lebih sedikit terkadang lebih. Anda tidak ingin membuat orang kecewa dengan detail yang tidak relevan yang mengalihkan mereka dari apa yang perlu mereka fokuskan. Komunikasi harus strategis dan bermakna.

Gunakan perangkat yang tepat untuk membantu Anda menyederhanakan diskusi Anda. Selain itu ukurlah apakah Anda dapat mengotomatiskan proses apa pun atau tidak.

Dengan membuat komunikasi Anda berjalan lancar dan instan, Anda akan terhindar dari banyak kebingungan.

10. Analisa hanya Ketika Proyek Selesai

Sejauh ini kita telah membicarakan banyak tentang data, terutama dalam hal penggunaan data dari proyek sebelumnya untuk menginformasikan strategi Anda saat ini.

Namun, penting juga untuk menganalisis data dari proyek Anda saat ini saat Anda melakukannya. Manajer proyek yang baik secara teratur memantau KPI yang ditetapkan untuk tim saat proyek sedang berlangsung. KPI atau Key Performance Indicators (KPIs) adalah indikator penting (kunci) kemajuan menuju hasil yang diinginkan. KPI memberikan fokus untuk peningkatan strategis dan operasional, menciptakan dasar analitis untuk pengambilan keputusan dan membantu memfokuskan perhatian pada hal yang paling penting.

Peninjauan mingguan dengan tim dapat membantu memastikan Anda berada di jalur yang benar. Lebih penting lagi, Anda harus memiliki kerangka kerja yang dapat Anda ikuti jika Anda merasa tertinggal.

Saat Anda membangun sistem Anda, selalu pastikan sistem cukup fleksibel untuk mengakomodasi kebutuhan mendesak.

Referensi:

  1. https://architizer.com
  2. https://www.wrike.com
  3. https://kpi.org

Leave a Reply

Butuh Penawaran / Info Lebih Lanjut?